Du und dein Team – ihr setzt eine Menge interessanter Marketing-Tools und Software ein, um in Marketing und Vertrieb erfolgreich zu agieren. Aber weißt du genau, welche das im Einzelnen sind, was sie können und was sie kosten, wofür genau du sie brauchst und vor allem, wie sie sich optimieren lassen? Die Antwort darauf bekommst du mit einem MarTech Audit. Was es kann, warum du es brauchst und auf was du bei der Anwendung achten solltest.
Inhaltsverzeichnis
Was genau ist eigentlich MarTech?
Technologie, eingesetzt für Marketing oder besser das Erreichen von Marketingzielen – das verbirgt sich hinter dem Begriff MarTech. Sobald du digitale Tools nutzt, um deine Marketingaktivitäten zu planen, zu optimieren und zu messen, nutzt du Technologien. Für diese Verbindung steht der Begriff MarTech. Mehr dazu, warum MarTech wichtig ist, welche Tools spannend sind und wofür du sie einsetzen kannst, findet du in meinem MarTech-Guide unter https://jens.marketing/martech-guide/.
Und was ist ein MarTech-Audit?
Ein Marketing-Technologie-Audit (MarTech-Audit) ermöglicht dir die Bestandsaufnahme, Analyse und Beurteilung all der Softwaretools und Plattformen, die du im Marketing bereits verwendest. Ein solches Audit ist ein Untersuchungsverfahren, dessen Ablauf du genau planen solltest (siehe unten).
Warum ist ein MarTech-Audit wichtig?
Über die Zeit sammelt sich bei uns allen so einiges an Tools an, von denen wir meist zunächst begeistert sind. Mit ihrem Einsatz im Alltag stellt sich aber auch schnell die Frage nach der Effizienz. Nach einer Studie von 2020 benutzen KMUs etwa 102 verschiedene SaaS-Anwendungen. Enterpreise Unternehmen sogar durchschnittlich 137 Tools.
Welche Tools arbeiten also zielführend und welche nicht oder nur langsam? Mit einem MarTech-Audit gelingt dir die genaue Beurteilung, Überwachung und Optimierung deiner Anwendungen. Schließlich stehen hinter jeder einzelnen Anschaffung Investitionen, die sich auszahlen sollten. Also ist es gut zu wissen, was du für Tools hast und warum und wie du mit ihnen arbeitest. Ein MarTech-Audit hilft dir dabei, deine Tools immer wieder kritisch zu hinterfragen, den optimalen Nutzen aus ihnen zu ziehen.
Kategorien, die ein MarTech-Audit abdecken sollte
Für ein gutes, zielführendes Audit, basiert auf klaren, festgelegten Kategorien. Ordnest du deine Tools entsprechend zu, siehst du auf einen Blick, für was du welches Tool einsetzt und ob die Ausprägungen in den einzelnen Kategorien Sinn machen. Du kannst deine Tools bspw. nach Art der Dienstleistung, die sie bieten oder nach dem Hauptkommunikationskanal einordnen. Wie wäre es mit dieser Unterteilung:
- Tools für die Planung und Organisation, also das klassische Projektmanagement
- Tools, mit denen du in den sozialen Medien für Aufmerksamkeit sorgst – das reicht von Social Media Marketing über LinkedIn Tools bis SEO– und Video-Tools
- Tools die für Conversion und Nuture sorgen – dazu gehört alles rund um deine Landing Page, das Content Management, E-Mail-Marketing, Online-Werbung, Automatisierung oder Conversion Rate Optimierung
- Tools, die den Kundensupport und den Bereich Sales effektiver gestalten – dazu gehören Technologien für das Customer Relationship Management, Kundensupport und Analyse
Eine Übersicht beispielhafter MarTech-Tools, die dir deinen Alltag erleichtern findest du übrigens in meinem MarTech-Beitrag unter: https://jens.marketing/martech-guide/
Wann sollte ein MarTech-Audit stattfinden?
MarTech-Audit bei neuen Projekten
Du beginnst einen neuen Job, ein neues Projekt oder möchtest überhaupt erst einmal ein MarTech-Stack aufbauen? Dann ist das ein guter Moment, um alle notwendigen Informationen zu erfassen, die dich bei der Durchführung zukünftiger Martech-Audits unterstützen und sie erfolgreich machen werden.
Dieser Zeitpunkt ist perfekt, um gleich von Anfang an auf eine gute Dokumentationsgewohnheit zu setzen.
Ist alles erfasst, kannst du jederzeit neue Tools hinzufügen und die Technologien, Integrationen und andere dazugehörige Eckdaten systematisch dokumentieren. Wiederkehrende Tasks zum Überprüfen und Ergänzen der Fähigkeiten und Leistungen der verwendeten Tools, Systeme oder Plattformen sind jetzt eine gute Idee. Immer wieder solltest du die verwendeten Softwaretools dahingehend überprüfen, ob und welche Probleme sie lösen. Fehlt ein geeignetes Tool, so erkennst du das sehr schnell, kannst es gezielt recherchieren und erwerben. Auch das lässt sich nun viel leichter erkennen, weil du einen guten Gesamtüberblick hast.
MarTech-Audit bei bestehenden Projekten
Natürlich sollten auch bestehende Projekte regelmäßig geprüft werden. Nur so bleibt ein Unternehmen optimal aufgestellt und kann effizient arbeiten. Hier gilt ebenfalls: Regelmäßige Tasks sind hilfreich.
Die Vorteile eines MarTech-Audits
Überprüfst du regelmäßig die von dir und deinem Team verwendeten Marketingtechnologien, stellst du sicher, dass du immer mit den besten Tools arbeitest. So können alle Teammitglieder und alle Prozesse ihr volles Potenzial entfalten. Schließlich geht es immer um den Erfolg. Die Vorteile von MarTech-Audits liegen also auf der Hand:
- du verstehst durch das Audit, welche Technologien dich dabei unterstützen, das Kundenerlebnis mit Produkten und Dienstleistungen aufzuwerten und so für geschäftlichen Erfolg zu sorgen
- Teams arbeiten mit den richtigen Softwaretools effektiver zusammen
- um Tools richtig anzuwenden, braucht es unter Umständen bestimmte Fähigkeiten – mit dem Audit wird klar, welche das sind und nach welchem Talent gesucht werden muss
- Aufbau einer Single Source of Truth für Investitionen in Marketingtechnologie
- du erkennst, welche Art von Daten die Tools speichern, wie die Daten an Dritte weitergegeben werden und wie sich das auf die Sicherheit für das Unternehmen auswirkt
- Effektivität und die betriebliche Effizienz lassen sich verbessern
- du kannst die Integration der Technologien nachvollziehen, erkennst, wie Daten ausgetauscht werden und welche Prozesse unterstützt werden
- Sicherheitsabhängigkeiten werden klar erkennbar
- du kannst Überschneidungen und Redundanzen organisationsweit erkennen und auflösen, vermeidest das Erstellen neuer Konten oder doppelter Abonnements für vorhandene Tools
- Technologie-Budgets lassen sich besser planen und verwalten
- du kannst Ansprechpartner für Tools aufbauen, die sich mit ihnen besonders gut auskennen, zu Experten werden und die Akzeptanz bei den Nutzern vorantreiben
- dokumentierst du, was an den jeweiligen Tools geschätzt wird und was nicht, kannst die Stilllegung oder das Hinzufügen neuer Tools leichter planen
- Technik-/IT-/Integrationsteams lassen sich während des Installierens oder Entfernens von Technologien aus dem Ökosystem besser betreuen
- du kannst die IT dabei unterstützen, zu verstehen, wie sich das Ausmustern von Technologien auf den Geschäftsbetrieb auswirken wird
Man könnte jetzt auch sagen, alles wird offensichtlicher und übersichtlicher. Auf Basis eines MarTech-Audits kannst du deutlich besser Entscheidungen treffen – vor allem die richtigen.
MarTech-Audit in sechs Schritten – so funktioniert's
1. Erstelle eine Liste aller vorhandenen MarTech-Tools mit allen Eckdaten
Das ist der erste und wichtigste Schritt zum Starten des Audits. Erstelle eine vollständige Liste aller vorhandenen MarTech-Tools, die von den Marketing- und Vertriebsteams im Unternehmen verwendet werden. Überprüfe dabei auch die Software-Tools, die für den Kundenservice, das Online-Reputationsmanagement, die Marketing-Analysen, die Vertriebsentwicklung etc. verwendet werden – denke sowohl an die neu implementierten als auch an alle ‚alten‘, die indirekt zu den Marketingaktivitäten beitragen.
Finde bei der Erstellung der MarTech-Liste auch gleich heraus, wie viel bereits in all die Tools investiert wurde. Also was sind die Anschaffungs- und was die laufenden Kosten? Es wird eine Menge Tools geben, die den Marketing- und Vertriebsteams direkt oder indirekt helfen. Aber du wirst auch schnell sehen, wie aufgebläht der aktuelle Bestand ist, mit wie vielen Softwareanbietern du es zu tun hast etc.
2. Analysiere die Vorteile aller vorhandenen Software-Tools
Deine Liste ist vollständig? Dann geht es jetzt darum Funktionalitäten, Vor- und Nachteile der gesamten Software zu analysieren. Mit dieser detaillierten Analyse der gesamten Software kannst du mit deinem Team die Tools diskutieren oder in die Recherche gehen und vergleichende Analysen durchführen. In welcher Form tragen diese Tools zu erfolgreichen Marketingaktivitäten bei, welchen Mehrwert bieten sie, was verbessern oder erleichtern sie? Basierend auf diesen Vergleichen und Details ergibt sich ein besseres praktisches Wissen über diese Tools.
3. Wer arbeitet mit den Tools und warum?
Wer verlässt sich auf diese Tools und welche Ergebnisse bringt ihre Implementierung im Marketing mit sich? Wie wird durch diese Tools die Arbeit des einzelnen möglicherweise erleichtert? Warum wird mit den Tools (gerne) gearbeitet oder warum auch nicht? Dazu bietet es sich an, miteinander zu reden. Führe kurze Interviews und lass dir Fragen beantworten, die klären, welche Tools bei der Lead-Generierung oder der Vertiefung der Kundenbindung helfen, welche Softwarelösungen im Umgang mit Social Media unterstützen und welche für das Content-Management benötigt werden.
4. Organisiere und strukturiere
Sortiere nun deine MarTech-Liste basierend auf den Aufgaben, die diese Tools ausführen, oder basierend auf den Marketingtrends, die die Tools unterstützen. Bringe eine Struktur in all die gesammelten Informationen, denn jetzt geht es ans Bewerten.
5. Bewerte die Tools
Nun gilt es, alle vorhandenen Marketing-Software-Tools auf der Grundlage ihrer Leistung, ihrer Funktionalitäten zu bewerten. Für welchen Zweck wird das Tool verwendet, welchen Mehrwert bringt es, was funktioniert gut mit dem Tool? Dazu gehört beispielsweise das Überprüfen der Anzahl der Qualitäts-Leads, die ein Tool zur Lead-Generierung in den letzten sechs Monaten oder in einem Jahr generiert hat. Gibt es ein anderes Tool, das eine bessere Leistung erbringt? Gibt es ein neues Tool auf dem Markt, dass ein vorhandenes in der Leistung übertreffen kann? Um die bisher eingesetzten MarTech-Tools zu analysieren, kannst du dir und deinem Team folgende Fragen stellen:
- Ist das Tool wichtig für das Erreichen der allgemeinen Geschäftsziele und Marketingaktivitäten?
- Erfüllt das Tool die Bedürfnisse der Nutzer?
- Können die Benutzer mit dem Tool zielführend arbeiten?
- Werden die Unternehmensdaten geschützt? Bietet das Tool ein hohes Sicherheitsniveau?
- Lassen sich Datenkapazität, Sicherheit oder andere Funktionalitäten erweitern, wenn dein Unternehmen wächst?
- Können vorhandene Tools in bestehende Marketing-Tools und Datenquellen integriert werden?
- Übertrifft das Tool die Erwartungen?
- Wie häufig wird das Tool eigentlich verwendet?
Wenn die Antwort auf die meisten dieser Fragen ‚Nein‘ lautet, solltest du nach Alternativen zu den bestehenden Martech-Tools suchen. Möglicherweise ist es an der Zeit, eine bessere Lösung zu finden. Bevor du dich aber auf die Suche nach neuen Werkzeugen machst, stelle sicher, dass du auch die richtige Bewertung vorgenommen hast. Vielleicht gehst du vor dem Kauf neuer Tools nochmal in den Austausch mit den zukünftigen Nutzern oder auch mit Partner-Unternehmen (nicht der direkten Konkurrenz) und fragst nach, welche Erfahrungen sie gemacht haben. Und ja, das versteht sich von selbst: Schau nach den technischen Bewertungen, nach Expertenbewertungen und Empfehlungen.
Auf der anderen Seite ist es wichtig, dass du dir eure bisher eingesetzten die Tools mit den höchsten Bewertungen ansiehst. Welche einzigartigen Funktionen bieten diese Werkzeuge? Wie unterstützen sie eure Marketingstrategien und -bemühungen?
6. Kick or Keep
Jetzt ist es an der Zeit Entscheidungen zu treffen. Im Sinne der Optimierung des Tools-Sets: Was wird wirklich gebraucht, was ist „nice-to-have“, von welchem Tool könnt (solltet) ihr euch trennen und welches lässt sich durch ein besseres Tool ersetzen?
Das Martech-Audit ist die Basis für genau diese Entscheidungen. Es gibt dir Sicherheit und sorgt für Transparenz. Alle Entscheidungen in diesem Zusammenhang sind zu jeder Zeit für jeden nachvollziehbar.
Wie häufig sollte ein MarTech-Audit stattfinden?
Du kannst ein solches Audit im Grunde jederzeit durchführen. Wichtig ist die Regelmäßigkeit – ob monatlich, vierteljährlich oder jährlich, alles ist richtig. Es muss am Ende zu deinem Unternehmen und den Abläufen passen. Greife für das Audit auf einen einfachen, übersichtlichen und nachhaltigen Prozess zurück und setze auf eine klare Steuerung. So kannst du mit deinem Team unkompliziert wichtige Informationen über die verwendeten Tools und die Anbieter, mit denen ihr zusammenarbeitet, erfassen. Aktualisiere die Eckdaten am besten wöchentlich, zumindest aber monatlich. Überprüfe Verlängerungsdaten von Abonnements und Verträgen und lass dich automatisch daran erinnern.
Ich helfe dir bei deinem MarTech-Audit
Mit über 10 Jahren Erfahrung im MarTech-Bereich, helfe ich dir gerne ein bestehendes MarTech-Stack zu analysieren oder ein neues MarTech-Stack direkt vom Anfang an richtig aufzusetzen.
